Kinőtt irodádat cseréld nagyobbra!

Költöztető cég választása

Magyarországon sok költöztetéssel foglalkozó kis- és középvállalkozás működik. Az internet segítségével gyorsan tudunk keresni és találni a szakmában jártas vállalkozókat vagy cégeket. Mégsem olyan egyszerű a vállasztás! Olykor végeláthatatlan ár képzési lehetőségekbe, telefonon kapott árajánlatokba, esetleg cégforma nélkül működő költöztető „szakemberekbe” ütközünk. Ezen kellemetlenségek elkerülése végett azt ajánljuk, hogy weben szörfölve csak olyan weboldalakat nézzünk meg tüzetesen, melyeknél nem csak a web designra adott a vállalkozás, hanem megtalálhatóak a cég adatok. Jelentsen a kereséseknél előnyt, ha van Állatalános Szerződési Feltétel az oldalon. Sajnos ezek hiányában semminemű jótállás és biztosíték nincs az ügyfélnek, hogy az árajánlatkérésre magas szintű, minden igényt kielégítő írásos árajánlat fog érkezni. Márpedig egy átlátható és megfelelő tájékoztatást nyújtó árajánlattal indul az irodaköltöztetés. Ne feledkezzünk meg a referenciákról, melyeket nem feltétlenül találunk meg a weboldalakon.

Kapcsolatfelvétel a céggel

Egy biztos, több éve működő cégnek van vezetékes telefon elérhetősége, és közvetlen e-mail címe, ami természetesen nem egy ingyenes levelező programokhoz tartozik. Egy kis odafigyeléssel minimumra csökkenthetjük azon cégek ki szűrését melyekkel a későbbiek folyamán kellemetlenségünk lehet.

Árajánlatkérés

Készítsünk igényeink figyelembevételével egy Irodaköltöztetésre vonatkozó tervet. Nagyban megkönnyíti az költöztető cég ár képzését, ha bőven rendelkezésére állnak lényeges információk! Nagyobb létszámú irodák esetén kérjen (20 főnél nagyobb létszámban dolgozó cégek esetén, érdemes) ingyenes személyes felmérést! A felmérésekre az álltalunk kiválasztott költöztető cégeket érdemes egy adott időpontra meghívni. A szóbeli kérdésekre így egyszerre tudunk választ adni. Valamint a személyes megjelenésnek van még egy nagy előnye, sokat elárul a cégről az, hogy kit küld el az irodaköltöztetés személyes felmérésére.

Árajánlat kiválasztás

Amikor már oda jutottunk, hogy csak ki kell választani a beadott árajánlatok közül a számunkra legmegfelelőbbet, érdemes az alábbi ismérveket szemelőt tartani.

- összegezni kell az eddigi tapasztalatainkat a céggel szemben
- rugalmas hozzálást és a kedvezményeket érdemes szemelőt tartani
- fontos a cégforma, melyet ellenőrizzünk is le
- szerződés és garanciakérdések
- referenciák, ajánlólevelek
- végezetül az ár

Személyes egyeztetés a kiválasztott céggel

Érdemes a nyertes céget telefonon is ki értesíteni. Egyeztessünk egy időpontot egy személyes megbeszélésre, ahová a cég már hozza magával az irodaköltöztetésre vonatkozó logisztikai- és kivitelezési terveit. Ez nagyon fontos szegmense egy gördülékeny költözésnek, ugyanis az alkalmazottak pontos tájékoztatása nagyban meg könnyítheti a munkát. Jelöljünk ki a cég részéről két koordinátort, aki a megrendelő cég képviseletében az „A” és „B” címen folyamatos ott tartózkodásával tudja a költöztetők munkáját elősegíteni és szükség esetén irányítani! Kérjünk a költöztető cégtől egy olyan személyt, aki a költözés teljes ideje alatt csoportvezető beosztásban, döntésképes, valamint a csapat munkáját össze tudja hangolni a cég koordinátoraival. Készítsünk közösen térképet színek megjelölésével mind két címre vonatkozóan. Így biztosan minden a helyére kerül majd.

Irodai dolgozok tájékoztatása a költözésről

Visszatérő gond tapasztalataim szerint, hogy olykor elsiklatnak a cégek az alkalmazottak tájékoztatása felett. Egy irodai dolgozónak sok személyes tárgya lehet az irodai bútorain vagy szekrényében. Ezeket célszerű a dolgozókkal haza szállíttatani. Ne fizessen a megrendelő olyan tárgyak csomagolásáért mely nem is az ö tulajdona! Ráadásul e tárgyak nem feltelenül tartoznak egy irodaköltöztetéshez. Kérjük meg a dolgozókat, hogy a költöztető cég által biztosított dobozokat névre szólóan címkézzék fel és pakolják bele munkájukhoz szükséges irodaszereket, dokumentációkat. Az Ő általuk bedobozolt, matrica plombával lezárt és felcímkézett dobozok biztosan az Ő asztalukhoz fognak kerülni az új címen. Fontos kihangsúlyozni, hogy a költöztetés ideje alatt a dolgozók ne tartózkodjanak az irodában. Ellenkező esetben baleset történhet, továbbá nagyban nehezíti a költöztetők feladatát.

Eljött a költözés napja!

Feltétlen ragaszkodjuk költöztetés megkezdése előtt egy csoportos megbeszéléshez. A költöztetők csoport vezetője ismerkedjen meg személyesen a cég két megbízott koordinátorával. Cseréljenek telefonszámot és indulhat a munka. Ha volt rá lehetőség, akkor a korábban szétszerelt bútorok átszállításával kezdjük a költöztetést, ha nem akkor kezdjünk bútorszereléssel. Konyha és egyéb törékeny tárgyakat feltétlen csomagoljuk be. Minden olyan iratot vagy tárgyat, mely csomagolás nélkül nem szállítható csomagoljuk be. A bútorokat sem szabad címke jelölés nélkül szállítani. Majd következzenek az alaktalan tárgyak, mint pl.: a székek, guruló székek, vagy olyan asztalok, melyek nehezen mozgathatok és nem szerelhetők. Dobozok átszállítását véleményem szerint akkor kezdjük el, ha a bútorok már átkerültek, így tudjuk a már helyére tett bútorokba, vagy mellé rakni a dobozok tartalmát, a kicsomagolást nem igénylő tételeket. Számítógépet, szervereket, páncélszekrényt és nővényeket érdemes az irodaköltöztetés végén átszállítani.

Biztonság

Biztonság mindenek felett. Az átszállítandó tárgyakat a teherautókon való elhelyezés után fényképezzük le. Ezt követően kérjünk meg a gépkocsivezetőt, hogy egyedi plombával zárja le a tehergépkocsit. A másik címen munkatársunk tudja ellenőrizni a sértetlen plomba meglétét. Páncélszekrényben értéket vagy pénzt hagyni felelőtlenség. Az irodában a költöztetés napján pénzt, értéket és egyéb nem a köröztetéshez tartozó vagyontárgyakat ne hagyjanak. Nem azért mert esetleg lába kél, hanem mert nem fogja a gazdája rövid időn belül megtalálni. A költöztető munkatársak minden tárgyat dobozba tesznek, azokat is melyeknek nincs gazdája!